Economia e Organizzazione degli Eventi Stella Romagnoli LUMSA

Qui troverete alcune domande per argomento, con diversi gradi di difficoltà (naturalmente a titolo esemplificativo):

DEFINIZIONE E CLASSIFICAZIONE DEGLI EVENTI

Definizione di evento
Classificazione degli eventi per dimensione
Major events
Hallmarks events
Eventi minori o di comunità
Classificazione degli eventi per forma o contenuto (sportivi, culturali, di business)
Eventi aziendali (eventi di comunicazione interna e di comunicazione esterna)

IL CONCETTO DELL’EVENTO

Cosa è il concetto dell’evento
Le 5W di Goldblatt
Gli aspetti da considerare nello sviluppo del concetto dell’evento
(Obiettivo, Tema, Luogo, Audience, Budget, Timing, Team di lavoro)
Analizzare il concetto di evento
(Concorrenza, Normative, Marketing, Impatto sulla comunità, Rischi, Ricavi e Spese)
Sviluppare il concetto di evento, gli elementi creativi da tenere in considerazione (tema, layout, scenografia, fornitori, parte tecnica, staging)
Fattibilità dell’evento: quali domande porsi (idea, capacità, supporto comunità, infrastrutture, venue, attrattività pubblico/media, sostenibilità finanziaria, rischi)
SWOT analysis. A cosa serve

IL SITO DELL’EVENTO

Terminologie e tipologie di sito per l’evento (Venue, Site, Facility)
Come si valuta se un sito è adatto all’evento
Requisiti del sito (tema, numero partecipanti, servizi, staging, budget, location, capacità strutture. timing, accessibilità)
Stakeholders da considerare nella scelta del sito (partecipanti, organizzatori, sponsors, contractors, servizi d’emergenza, autorità)
Dove si trovano le informazioni sui siti
Segnaletica per l’accessibilità
Requisiti di un sito per un evento aziendale
Requisiti di un sito per un evento sportivo
Il sito e le esigenze del pubblico
Come si conferma un sito
Adempimenti normativi per un sito in luogo pubblico, quali norme verificare: licenze, privacy, smaltimento rifiuti, sicurezza, norme sul lavoro, ecc.
Assicurazioni
Servizi di Polizia e Sicurezza da coinvolgere

MARKETING DEGLI EVENTI

I target dell’event manager (pubblico, committenti, stakeholders - comunità, team di lavoro, contractors, sponsor)
Analizzare il target audience di un evento: la segmentazione di mercato
Segmentazione socio-demografica e psicografica o per stili di vita
A cosa serve la segmentazione del pubblico per un evento
Caratteristiche utilizzate per segmentare l’audience di un evento
Da dove si prendono le informazioni
Il committente dell’evento
Tattiche di negoziazione
Come mantenere una relazione ottimale con il cliente-committente (affidabilità, accuratezza, puntualità, cura. supporto operativo costante, risoluzione conflitti)
Il prodotto evento: caratteristiche (intangibilità, inseparabilità del servizio da chi lo offre, variabilità, deperibilità
Come controllare la qualità del prodotto/servizio evento: prima dell’acquisto, durante l’acquisto, durante l’evento, dopo
Fasi del processo di marketing degli eventi: stabilire le caratteristiche del prodotto, identificare i clienti, identificare bisogni e attese degli stessi, analizzare il processo decisionale del target, stabilire programma e prezzo, promuovere l’evento, valutare i risultati
Il marketing mix dell’evento: prodotto, prezzo, promozione, place/distribuzione
Come definire il prezzo di un evento
Come si promuove l’evento: gli strumenti di comunicazione
Le formule distributive e di vendita dei biglietti per l’evento
Caratteristiche del Place, posto dell’evento (accessibilità, parcheggio, comodità sedute, visibilità, pulizia, servizi)
Sviluppo del piano di marketing (analisi contesto interno ed esterno, identificazione target, obiettivi di marketing, sviluppo prodotto e prezzo, sistema distributivo, piano di comunicazione, definizione budget, verifica risultati)
Risorse e capacità da considerare nell’analisi del contesto interno (location, base clienti, risorse umane e finanziarie, equipaggiamenti, capacitò)
Le tendenze da monitorare nell’analisi del contesto esterno (andamento economico, cambi demografici, fattori stagionali, trend turistici, cambi culturali, sviluppi tecnologici, concorrenza)

IL RUOLO DEGLI SPONSOR NELL’EVENTO

Definizione di sponsorizzazione
Obiettivi della sponsorizzazione per sponsor e sponsee
Cosa può portare lo sponsor all’evento (finanziamento, sito, media, telecomunicazioni e IT, cibo e bevande, servizi, trasporti, intrattenimento, ecc.)
Cosa è un media partner
I criteri di selezione di una sponsorizzazione da parte dello sponsor (budget, affidabilità e reputazione event management, target audience, opportunità di comunicazione, livello di coinvolgimento e tipologia)
Cosa valuta lo sponsor in un evento (struttura che promuove l’evento, grado di coinvolgimento, le caratteristiche dell’evento, i servizi offerti: visibilità, ospitalità, verifica risultati e l’integrabilità della sponsorizzazione con altre forme di comunicazione
Il processo di gestione della sponsorizzazione da parte dell’event manager: individuazione caratteristiche evento, individuazione potenziali sponsor, determinazione contributo finanziario e degli altri supporti, formulazione proposta, negoziazione, attuazione e gestione, verifica risultati
Individuazione caratteristiche dell’evento: identità, notorietà, immagine, qualità percepita, location e target
Potenzialità di visibilità da offrire: durante l’evento e tramite media
Criteri per individuare potenziali sponsor: geografico, per tipologia di sponsorizzazione, per target dell’evento
Come si determina il valore della sponsorizzazione (da proporre allo sponsor): valore della visibilità e valore dell’engagement
Quali risultati dell’evento valuta lo sponsor (visibilità media, partecipazione, dati acquisto merchandising e distribuzione materiali, hospitality, BtoB, dati di vendita, analisi quali-quantitative)

BUDGET E RISK MANAGEMENT

Come si sostiene un evento (finanziamenti, sponsorizzazioni, vendita)
Tipologie di evento per budget (eventi orientati al profitto, in break-even, pagati)
Definizione del piano di budget
Obiettivi del budget
Tipologia di costi (location, permessi, assicurazioni, allestimenti, personale, ospitalità, promozione/PR, event management)
Tipologia di ricavi (sponsorship, sovvenzioni, merchandising, biglietteria, diritti/licenze, spazi pubblicitari)
Il management fee
Il processo di budget: draft del budget, analisi contesto, verifica approcci, negoziazione con gli stakeholder, revisione, analisi variazioni, raccolta informazioni
Cosa è il break event point
Analisi del cash flow
Conto profitti e perdite
Stato patrimoniale
Sistema di controllo finanziario (approvazione spese, standard di qualità, registrazione incassi, pagamento debiti, contabilizzazione, rispetto normativa fiscale, reportistica)
Panic payment
Cosa è un rischio
Categorie di rischio (disastri naturali, rischi finanziari, legali, legati alla tecnologia, cattiva gestione, sicurezza, rischi legati agli eventi sportivi)
Cosa si intende per Risk Management
Il processo di Risk Management (verifica del contesto, identificazione dei rischi, analisi, valutazione, gestione)
Come si valuta il livello di rischio. Gradi di probabilità e impatto
Cosa è un piano di contingenza
Il trattamento dei rischi (fonte, priorità, probabilità, conseguenze, livello di rischio, trattamento, responsabilità, risorse necessarie, sistema di misurazione, timetable)
Crisis Management, cosa è e aspetti caratterizzanti (eccezionalità, visibilità, risposta tempestiva)
Il processo di Crisi Management
La comunicazione di crisi

COMUNICAZIONE DELL’EVENTO

Gli strumenti di comunicazione
caratteristiche (ideali) del nome per un evento (comprensibile, riconoscibile, corto, originale, adatto al target)
Brand Identification System (strumenti di comunicazione permanenti: nome, design, simboli, lettering, slogan, jingle)
Cosa è un manuale di corporate identity (brand book e di visual identity)
Cosa è un logo
Che si intende per sound branding
I tratti salienti della marca (visione, valori, missione, territorio, competenze, servizi, stile, linguaggio)
Le fasi del processo di advertising
Obiettivi della pubblicità (risposte comportamentali, non comportamentali e valutative)
Le fasi di sviluppo di una campagna pubblicitaria
Contenuto di un briefing per la realizzazione di una campagna pubblicitaria
Caratteristiche dei vari media (TV, stampa, affissione, radio, web) per pubblicizzare un evento
Cosa deve contenere un messaggio pubblicitario per un evento
Contenuti del sito internet di un evento
Utilizzo del Below-the-line per comunicare l’evento: che si intende
Street marketing
Direct marketing e DEM
Cosa si intende per Public Relations, target e ambiti presidiati (società informazione, economica e politica)
Compiti dell’Ufficio Stampa per promuovere l’evento
Cosa è il Comunicato Stampa e come deve essere fatto per rendere pubblicabile la notizia dell’evento
Cosa è la Conferenza Stampa
PR e Crisis Management
PR e intrattenimento degli ospiti
Come si prepara il piano di comunicazione di un evento
Fasi del processo di gara per l’assegnazione dell’organizzazione di un evento (briefing, informazioni, risposte ai requisiti, documento, presentazione, lobby, valutazione ex post)
Quali informazioni servono quando si prepara una gara
Cosa deve contenere il documento di gara (executive summary, concetto, data e programma, luogo, sito e infrastrutture, attività di marketing e promozione, target, dettagli organizzativi, team a disposizione, budget, politica biglietteria, hospitality e trasporti, staging, servizi, risk managemnet plan, sistemi di valutazione)

PROJECT MANAGEMENT

Le fasi del processo di management di un evento (definire concetto, scopo e missione, stabilire obiettivi e risultati, preparare la proposta)
Cosa si intende per mission statement e come si prepara
Quali possono essere gli obiettivi per un evento (migliorare l’economia locale, aumentare i turisti, allungare la stagione turistica, lanciare un prodotto, celebrare un evento, migliorare il percepito di una città, attività, organizzazione ecc.)
Che si intende per obiettivi SMART di un evento (specifici, misurabili, raggiungibili -achievable-, orientati al risultato ed entro un certo tempo, trackable)
Strumenti per la pianificazione di un evento (organigrammi, mappe, scalette, Gantt, PERT, checklist)
Che si intende per rendering
Cosa è, a cosa serve e come si prepara il diagramma di Gantt per un evento
Che si intende per “percorso critico” nella pianificazione di un evento
Cosa è il PERT e come si prepara
Che si intende per scaletta o run sheet di un evento
Cosa è e a cosa serve la check-list nell’organizzazione di un evento

STAGING: LA REALIZZAZIONE DI UN EVENTO

Che si intende per staging di un evento e quali aspetti riguarda (scelta del sito, sviluppo del tema, contractors, catering, impatto sull’ambiente)
Le principali considerazioni da fare quando si sceglie il sito dell’evento
Cosa verificare durante l’ispezione del sito
Stakeholder principali da considerare nella scelta del sito (performer, pubblico, organizzazione) e perchè
Gli aspetti più importanti da considerare nello sviluppo del tema dell’evento (intrattenimento, decorazioni e layout, luci ed effetti speciali, suoni, palcoscenico, campo da gioco)
Considerazioni da fare per la scelta del palco. Props e set
Caratteristiche del campo da gioco
Il team tecnico dell’evento
Quando lavora con terze parti (contractors), come fa il manager degli eventi a garantirsi la qualità della prestazione richiesta?
Che si intende per accomodation o ospitality?

GESTIONE DELLE RISORSE UMANE

Perchè si definisce unico il contesto in cui avviene la pianificazione delle risorse umane di un evento?
Che si intende per organizzazione “pulsante” di un evento
Il processo di pianificazione delle risorse umane in un evento
Quali possono essere le strategie HR?(meno costi, più qualità, migliore efficienza organizzativa, rispetto norme e responsabilità sociale)
Quali sono le decisioni in merito allo staffing? (quante persone, che capacità e qualifiche, per quando e quanto tempo)
il processo di staffing (compiti, persone, qualifiche)
In cosa consiste la job analysis
cosa rientra in una job description
A cosa servono le politiche del personale e le procedure
Le fasi di reclutamento, selezione e inserimento
Dove cercare i candidati adatti per un evento?
Cosa si tiene presente quando si effettua una selezione? (comportamenti passati, presenti e futuri) e come si fa
Come si deve fare l’inserimento di una persona nuova nell’organizzazione dell’evento
ilkit di benvenuto
cosa è un organigramma e a che serve
Gli organigrammi prima, durante e dopo l’evento: quali funzioni contengono
Le 3 aree su cui deve essere formato il personale di un evento: obiettivi dell’evento, il sito e il lavoro da svolgere (sicurezza)
Che si intende per training e come può avvenire in un evento
requisiti di un piano di formazione efficace (obiettivi, training appropriato, ben condotto e valutazione)
Le dimensioni della leadership secondo Lynn Van Der Wagen (task management e people management)
Le teorie motivazionali: teorie del contenuto (Maslow, McClelland ed Herzberg) e le teorie del processo (Adams, Locke, Skinner e Vroom)
La piramide di Maslow: bisogni di tipo primario e secondario
La teoria di McClelland sui 3 bisogni motivazionali (Achivement, Potere e Affiliazione)
I fattori igienici e motivanti di Herzberg
La teoria dell’equità di Adams. Cosa succede quando un lavoratore percepisce di essere trattato ingiustamente rispetto agli altri
Quali possono essere dei premi per le risorse in un evento?
La teoria di Locke sugli obiettivi raggiungibili (specifici e rilevanti)
La teoria del rinforzo di skinner e dei feedback positivi
La teoria delle aspettative di Vroom (motivazione= aspettativa x strumentalità x valenza)
Come motivare i volontari
Le 5 fasi dello sviluppo dei gruppi (formazione, conflitto, normativa, performance, sospensione)
Come migliorare la comunicazione all’interno dei gruppi
Qualità di successo per l’event manager

SICUREZZA DELL’EVENTO

L’organizzazione della security per un evento
cosa devono fare gli ufficiali della sicurezza (guardia del corpo, buttafuori,controllore, protezione locali, installazione sistemi sicurezza, consulenza e training)
Su quali tematiche le politiche e procedure di sicurezza devono far parte del programma di training? (sollevamento pesi, strumentazioni e macchinari, sostanze pericolose, segnaletica, procedure pronto soccorso)
Caratteristiche dei segnali di divieto, antincendio, avvertimento, prescrizione/obbligo, salvataggio
La comunicazione in caso di emergenza. come deve avvenire e a chi è indirizzata
Piano di gestione delle folle. Cosa considerare (numero, comportamento probabile, timing, layout sito, servizi di sicurezza e requisiti di legge)
Caratteristiche dei percorsi pedonali
Risk management plan in caso di folla: cosa considerare
Fattori da tener presenti nello sviluppo del piano di emergenza in caso di folla
Cosa è l’Emergency Control Organisation
Le procedure in caso di incendio

PROTOCOLLO DELL’EVENTO

Quando si applicano le regole di etichetta e protocollo? (in caso di VIP e dignitari e per le precedenze e gli ordini, titoli e appellativi, abbigliamento, posti a sedere, tipologia di servizio del pasto)
Per quali ospiti occorre rispettare l’ordine di precedenza da protocollo?
Le regole per i posti a sedere a seconda del tipo di tavolo, secondo la scuola francese e quella anglosassone
I tipi di servizio per il pasto
Business protocol, come informarsi sulle regole
Protocolli per eventi sportivi e religiosi

CATERING E WASTE MANAGEMENT

Le responsabilità del Catering in un evento
Di cosa si occupano il Catering Sales Manager e il Catering Function Manager
Compiti del Catering Manager
Aspetti a cui fare attenzione in un servizio di pasto in un evento (qualità nutrizionali, materie prime, quantità, presentazione, esigenze dietetiche, sicurezza)
Aspetti riguardanti la logistica del cibo (trasporto e tempi, percorrenza, conservazione)
Esigenze per locali temporanei per il catering
Come evitare la contaminazione del cibo. Cibi a rischio
La gestione dei rifiuti in un evento
Come limitare l’impatto dei rifiuti nell’ambiente? Principi del waste management (riduzione, riutilizzo, riciclo)
Come pianificare i servizi sanitari in un evento
La gestione delle pulizie in un evento

CONTROLLO E VALUTAZIONE DELL’EVENTO

Quali sono gli aspetti (che secondo Getz sono le maggiori cause di fallimento di un evento) che vanno maggiormente controllati? (marketing, cause esterne, HR, finanze, cultura dell’organizzazione)
Cosa sono e a cosa servono i controlli “di feed-back”
Il monitoraggio operativo
il controllo sui clienti
Il controllo finanziario
il controllo generale (THE definitive check-list)
I metodi di valutazione di un evento (questionari, interviste)
Le fonti delle informazioni per la valutazione dell’evento (partecipanti, staff/stakeholders, report e documentazione)
Cosa chiedere ai partecipanti
Cosa chiedere allo staff
Contenuto della documentazione di un evento
Contenuto della documentazione da dare allo sponsor per dimostrare la riuscita dell’evento
Il Triple Bottom Line Assessment di un evento quali impatti misura (economico, sociale e sull’ambiente)

PREPARARE LA PROPOSTA PER UN EVENTO

Descrivere il contenuto dei capitoli di una proposta dettagliata per un evento: concetto, fattibilità, permessi e licenze, marketing, sponsorizzazioni e altre forme di finanziamento, management finanziario, risk managemet, pianificazione operativa, promozione dell’evento, staging, staffing, sicurezza.

 

IN BOCCA AL LUPO!

 

ESAMI

sessione autunnale esami
Data esame scritto esame orale
28.09.2013 8.00 10.30
8.11.2013 14.30 15.30